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2/25/2019

红叶
红叶
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2019年2月23日睡熊猫高校杯筹备会议纪要
参加人员:唐晓东,张金山,曾琰,Larry Lu, 杜松波,黄岚,刘崇威,汪洋,杨小文,辛红,王小燕,金云,张莹, Eric Ma, 刘卫宁,Sarah Deng, 陈云章,Bigbird, John Sun, Rose, 黄庆宏,叶婷婷, 李德华, 文洁
时间: 2019年2月23日16:00-19:00 会议主持、记录: 李德华
地点: 睡熊猫总部, 7170 Warden Ave, Unit 20, Markham, L3R 8B4
1. 2019高校杯乒乓球友谊赛财务记账管理为刘萍,出纳为叶婷婷。设立比赛仲裁委员会:汪洋、辛红、杨小文、李德华、张金山。 比赛技术顾问:辛红、杨小文。赛事总顾问:张磊。

2. 64个1队,16个2,3,4队赛程设计:第一种方案(64队):(1) 小组赛:64个队分成8个小组,小组8个队循环。记每个小组28场小组赛,4个台面共7轮(2)级别赛:取前4名总32队进入甲级,小组赛5-8名共32队组成乙级。甲级,乙级队第二天按双淘汰赛决出大排名。(如果64个大学一队有临时退出,则由第二方案的冠亚季军依次顶替)
第二种方案(16队):分4小组比赛,每个小组4队循环6场3轮比赛小组前2名进入8强,后2名进入8-16排位赛。共需要8-12个台面。
赛程总设计由德华牵头,江枫、金山配合。赛程最后确定和完成时间3月10日。

3.奖品设置:(1)缘用大型流动性高校大满贯杯,底座刻一方甲级冠军名字,由获胜甲级冠军保存一年,待下届高校杯开始前2个月交回组委会(2)甲级冠亚季军发永久性小型纪念杯和金银铜牌。甲级赛冠,亚,季军发奖杯奖牌,高校杯底座刻冠军队名字,前8名发木质证书。
乙级赛前8 名发木质奖状证书。
共计:第一阶段:甲级:大型奖杯一座, 大中小3个同款奖杯,72个奖牌,8张证书
乙级:8张证书
第二阶段:木质证书8个+冠亚季军奖牌27个
奖杯奖牌由梁立军李德华具体负责联系April. 流动杯回收负责: 张金山,梁立军

由组委会评选啦啦队奖:最靓丽啦啦队,人气最旺啦啦队,最震撼啦啦队,最整齐啦啦队,最有魅力啦啦队,最有气势啦啦队。发木质证书。

4. 比赛地点: 加拿大加华乒乓球俱乐部:多伦多 1181 Denison Street, Markham On L3R 4B2
周边停车位超过400,另外街对面有约100停车位(必须要有2个以上组委会人员带2个义工管理停车)。赛前对于那个不能停车的华人家具店由冯先生打招呼或安排义工阻止在那里停车。球馆内可以设置32张球台及比赛区。外面20个均为标准比赛地胶,内场12个沿用木地板。场内男女卫生间各3个,门口设置接待处。 有一个约20平方米组委会区域。记分牌/桌等器材需要在3月15日落实。 卫生间需要加华俱乐部在赛前认真进行疏通,避免以往卫生间堵塞的重大事故。
现场有观众席,伸缩看台,沿着墙可悬挂各校友会会旗。赛场正中为开幕式专用墙面。开幕式在内场进行。
午餐可以由各队自己选定。可以在观众席上吃饭(要有足够义工及时换垃圾袋)。不专设午休时间。
尽快给出赛区布置平面图(李德华, Bigbird)。

5. 现场设计要充分考虑到各高校啦啦队的适当位置空间。现场可以摆放易拉宝广告,挡板可以挂广告。现场需要设计一个标志区或采访照相颁奖区域(赞助商Logo背景墙,高校杯新旧横幅)。比赛手册留出页面做赞助广告,中2页为冠名睡熊猫广告(德华帮助设计),封底为钻石赞助孟蓉牙科广告,德华负责比赛手册设计,刘序协助。比赛手册印制400份,原则上每个队2本,组委会一人一本,其余留作未来宣传之用。比赛手册3月21前Julia印刷。赛区在第一天按照每赛区2个台面设计,第二天继续使用,直到甲级,乙级8强赛作调整。赛区之间隔板隔离。
赛场只有组委会的赞助商可以设置广告。

6.比赛控制: 设定总控台(技术顾问及仲裁委员会,赛程,义工4),设定前台(接待,登记,义工4),设定裁判区(裁判及赛程控制,成绩更新义工4,裁判数>10),后勤组(停车4义工,午餐晚餐现场卫生6义工,现场布置8义工),医疗卫生由川大医疗救护队负责(义工数4-6)
现场摄影摄像义工――首先拜托王小燕丁雷在摄影协会看有无义工,同时在赛会群招聘摄影义工(杜松波负责)。在抽签现场要安排一次大合影。比赛时,如果有条件尽量搞一个大合影。赛后所有财务账目公开透明。比赛基本要求由裁判组和技术组在赛会群公布,不在手册写出。比赛球拍不作特别要求。比赛用球需要20盒银河红40+的球,金山负责联络。需要总计6个摄影师,摄影师待遇同等于裁判。黄岚负责找一个摄影师。

7. 3月17号加华现场新闻发布会会将进行分组及抽签,由张磊,德华,汪洋、辛红、杨小文、金山、梁立军负责。届时德华负责免责书发放给各队长回去队员签名后在比赛前交回组委会。3月17号将由技术组介绍赛程、赛制,回答提问。3月17号邀请媒体及通稿写作:
3月17号最后期限收各队报名费及队员名单。去年8个种子队分散于8个小组,如果去年的种子队不参加比赛,则由顺序排位高的球队顺序顶替。3月17号抽签及新闻发布会地点落实人员:金山,mark

8.裁判组由王青延,唐晓东,金山,共同负责,3月30,31日需要20个左右裁判,3月23日需要8个裁判。小组赛原则上由比赛2队自己裁判,设定组委会裁判在小组赛每人监督4个场地。多次强调成绩单填写清楚—抽签时,开幕式,群里面。
义工由现有接龙义工担任。义工负责人:bigbird(负责), Jeffray, 张金山、李德华、叶婷婷、伍纯
新闻写作:金云、黄庆宏 、小燕。 开幕闭幕式式主持人: 耗妈妈、小燕、张磊、陈蓉,德华 ,rose,汪洋

9.嘉宾邀请及贺信: 华人议员及陈圣源—陈蓉,Amanda―王小燕、辛红邀请Alen Ho, 黄岚负责邀请—李国贤,省议员Logan, 谭耕,彭定辉,副总领事
乒协,市长――张磊,王小燕,黄岚,德华
领事馆――张磊,李德华,胡江峰邀请
媒体邀请――张磊、小燕,陈蓉
邀请函准备―――王小燕(中英文)
比赛结束闭幕式是否设计表演赛取决于赛程时间安排。颁奖典礼仍然邀请各校友会会长上台,控制人数20.在冠亚军决赛和3,4名决赛都设置入场式,介绍每个队员和裁判员。
闭幕式嘉宾讲话不超过2分钟,嘉宾颁奖。合影。闭幕式时间为第二天及3月31日下午6-7点。

10. 赛场控制:
(1)赛区:考虑到现场赛区相互不干扰的原则,希望在场馆可以的情况下,尽量将每2个赛区四面分隔出来。赛区按照 小组赛-出线赛-决赛而面积逐渐增大的原则现场即时调整。组成现场布置小组:李德华,张金山,梁立军,陈云章,rose, 再配以8人左右义工。职责: A:周五晚上6点到达现场场地设置及挂横幅。B. 赛场现场临时组合、拆分。 C.组委会新闻采访区设置,布置。D。周日颁奖典礼结束,义工配合德华收拾场地。
(2) 现场音响考察由陈云章负责。李德华负责备份portable 音响设备。现场活动音乐编辑准备:陈云章,张金山――中国、加拿大国歌,黄岚负责邀请演唱中加国歌的歌唱家。 颁奖音乐,间歇音乐。
(3) 宣传类:方式:微信美篇——组委会报道+川大报道; 网络媒体――加拿大媒体网、轻松加拿大、加国无忧、天下华人、多伦多新闻网(张进)。大众媒体――乒乓球行业, 英文媒体、中文媒体联合会、中文报纸、中国国内媒体。 通稿写作:金云、黄庆宏,小燕、德华。 网络官方更新:Jim,刘序, 德华
(4)为了让现场观众有序化,尽量在各赛区间分隔出观众流动的通道,尽量多设置独立或半独立赛区。――李德华、辛红、梁立军、张金山、汪洋、rose。
(5)为了保护场馆地面,一律要求运动员着No mark 运动鞋,观众着运动鞋才能入场。为嘉宾准备好皮鞋的鞋套6套――王青延。需要组委会成员多次在群里提出要求。当天,在入口处设置检查义工小组3-5人专门检查鞋是否合格。
(6)横幅布置:A:组委会布置一个局部运动员采访、合影、颁奖的区域(背景墙)。赛会大横幅 4’ X 14’(白底红字)新旧 做背景。领奖台――德华制作的, 奖品展示台――梁立军, 20张椅子, 隔板,综合作为该特定区域小舞台。需要作一个赞助商的Logo 及组委会背景墙6尺X12尺供照相纪念,(室内及室外均可使用――可移动:收集赞助商logo――德华、rose),背景墙可以供到场人员签字纪念,为冠名和钻石赞助商制作大横幅各一幅。到场嘉宾和歌唱家等均赠送纪念礼品(梁立军,Rose)。
(7)义工服:由陈志兵全部赞助。数量、设计――耗妈妈、金山。
各大学横幅展示:原则上在墙面。中心位置留下为组委会使用。尽量鼓励在各类隔板上。在隔板上固定一个横幅需要起码3个夹子,由梁立军负责购买。夹子下次可以继续使用。原则上,横幅一旦设置好,就不允许中间改换位置。--梁立军。。现场安全: 设立现场医疗中心-叶婷婷,伍纯。购买一个First Aid 包及补充药品。――叶婷婷。入口登记处严格收取各队已签名的免责书。医疗中心负责:叶婷婷、伍纯、李德华。急救中心红十字标志:德华
(8)赛区成绩单初稿Julia 打印1000份。各赛区成绩单收集到总控台及墙面公示:德华、胡江峰、汪洋、刘序配以4个义工计算积分和名次。墙面大白纸打印:胡江峰
(9)建立前台登记报道处――刘萍、文洁、rose,Jeff,张莹。配义工2名。早上8点开始登记、收取报名费、收验免责书、收广告赞助费、发送纪念册、指引到各自赛区、义工登记、嘉宾引导。每个队的一个联系电话。
(10)现场提供义工及组委会午餐,每天提供瓶装水10箱――魏在杰、张金山、爱乐丫
(11)赛会报名及款项:耗妈妈,Jim, 金山。 财务负责: 叶婷婷(出纳), 刘萍(记账)
(12)赛会摄影、摄像:王小燕、丁雷、王青延(争取继续出纪念光碟?)买一个摄像机(john Sun)800元预算。

11. 赛事控制:
(1)赛区人员配备:小组赛一个裁判负责2个赛区。30号上午8:30必须到位20个裁判,4个统计及成绩传递义工;2个停车场义工 .30号结束赛事前必须确定31号可用的裁判数、义工数。淘汰赛后的决赛必须用有证裁判。
赛区设备:1张椅子、一个记分牌、2个乒乓球、成绩单表格及活页夹(旧的收集起来)、圆珠笔――金山。4张标准裁判卓用于淘汰附加赛。
(2)比赛前,双方填写上场顺序和队员名单,互相不参照(采用折纸遮蔽的办法,金山负责)。赛后要求队长签字。
(3)总控台设置在与裁判区靠近。总控台人员:李德华、张磊、汪洋、辛红、胡江峰、杨小文、张金山。
(5)决赛时争取在最优观赏位置设立位置设立6-8嘉宾席位:议员、赞助商、冯典兴。
(6). 典礼:开幕式30号上午9-9:30, 闭幕式31号下午6-7
颁奖典礼在所有比赛后统一举行。局部嘉宾席以挡板隔离。嘉宾:议员、组委会、校友会会长。
颁奖前需要黄庆宏/张莹书写证书。奖杯、奖牌准备――梁立军/德华。主持人开场词-议员讲话-组委会-赞助商代表—运动员代表讲话;
颁奖典礼时;先发乙级季军-乙级亚军-乙级冠军; 甲级8-7-6-5-4名。 甲级季军-甲级亚军-甲级冠军。给场地赞助,乒乓球赞助、广告赞助都颁发感谢证书、啦啦队奖。-李德华,金山,梁立军
分别合影留念。
典礼程序确定:李德华、小燕、张金山、rose。
颁奖礼仪:川大艺术团。叶婷婷、戴琤,等。颁奖礼仪人员负责—叶婷婷
颁奖嘉宾:张磊、汪洋、辛红、议员、赞助商、杨小文、王今中、王晓鸣、柯文彬、刘伟、李德华、张金山等。组委会合影、嘉宾及会长合影、
全体大合影由于时间问题取消。中午吃饭时间取消。
(7).争取最后清场离开时间:19:00(第一天估计要到晚8点)
整个赛会总体时间控制和程序设计在比赛手册上。(8).建立比赛数据云端数据库(刘序,金山,德华):高校杯历届成绩,本届开始的所有比赛数据(加上熊猫杯)。参赛名单---成绩—图片---录像---新闻报道

12. 预算:收入:报名费9600+1600=11200,黄金赞助500X12=6000, 冠名赞助5000,钻石赞助2000总计24200
支出: 场馆:4000+2000, 纪念手册400X6=2400, 奖杯及奖牌证书制作:1600, 义工盒饭70X10X6=4200,裁判:48X40=1920,摄影师:6X40X2=480, 买摄像机:800,网络有关费用:500,合影背景墙及新横幅1500.,器材、水:500,其它不可预知:2000. 支出合计:21900.

非常感谢所有热心奉献,一路同行的朋友们!

加拿大高校杯乒乓球友谊赛组委会(执笔:李德华)
2019年2月23日
edited by 红叶 on 3/5/2019
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